Wird die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?
Kurz gesagt: Nein. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, die gesamte Personalakte digital zu führen, besteht auch ab 2027 nicht. Für bestimmte Unterlagen und Prozesse gelten jedoch bereits heute konkrete Vorgaben zur elektronischen Führung und Übermittlung.
Dazu gehören insbesondere die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen nach der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sowie die elektronische Übermittlung prüfrelevanter Daten im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP).
Bis zum 31. Dezember 2026 bestehen in beiden Bereichen noch Befreiungsmöglichkeiten. Ab 2027 gelten die jeweiligen Vorgaben damit auch für bislang befreite Arbeitgeber.
Welche Pflicht gilt wo?
Welche Vorgaben bestehen, hängt vom jeweiligen Bereich ab:
| Bereich | Was gilt? | Bedeutung für Unternehmen |
| BVV | Bestimmte Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden. | Die betroffenen Unterlagen müssen elektronisch gespeichert, eindeutig zugeordnet und bei Bedarf verfügbar sein. |
| euBP | Prüfungsrelevante Daten müssen elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt werden. | Die elektronische Übermittlung der erforderlichen Daten für die Betriebsprüfung muss sichergestellt sein – über eine systemgeprüfte Entgeltabrechnungssoftware oder ein systemgeprüftes Finanzbuchhaltungssystem. |
| Andere Personaldokumente | Eine elektronische Führung der übrigen Personaldokumente ist grundsätzlich nicht gesetzlich vorgeschrieben. | Für die übrigen Personaldokumente bleibt die Papierform möglich, sofern für das jeweilige Dokument keine andere Vorgabe besteht. |
| Digitale Personalakte insgesamt | Die Führung einer digitalen Personalakte ist nicht verpflichtend. | Unternehmen entscheiden selbst, ob sie ihre Personalunterlagen vollständig digital verwalten. |
Bei BVV und euBP geht es also um unterschiedliche Pflichten: Die BVV betrifft die Führung bestimmter Entgeltunterlagen, die euBP die Übermittlung prüfrelevanter Daten.
Zu den Personaldokumenten, bei denen die elektronische Führung grundsätzlich nicht verpflichtend ist, zählen unter anderem Arbeitsverträge, Zeugnisse, Weiterbildungsnachweise oder Korrespondenz aus dem Arbeitsverhältnis. Für einzelne Dokumente oder Bestandteile können jedoch besondere Vorgaben gelten.
BVV: Welche Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden?
Bestimmte sozialversicherungsrechtlich relevante Entgeltunterlagen müssen elektronisch geführt werden.
Gut zu wissen: Auch wenn die Lohnabrechnung über eine externe Kanzlei oder einen anderen Dienstleister erfolgt, bleibt der Arbeitgeber für die ordnungsgemäße Führung der Entgeltunterlagen verantwortlich.
Welche Dokumente konkret betroffen sind und welche Anforderungen unter anderem an Speicherung, Zuordnung und Dokumentation gelten, haben wir in unserem ausführlichen Blog-Beitrag zur BVV zusammengefasst.
euBP: Welche Daten müssen elektronisch übermittelt werden?
Im Rahmen der euBP werden unterschiedliche prüfungsrelevante Daten elektronisch übermittelt. Dazu gehören beispielsweise Abrechnungs- und Stammdaten aus der Entgeltabrechnung sowie die für die Prüfung erforderlichen Daten aus der Finanzbuchhaltung.
Warum Unternehmen ihre Personalaktenführung jetzt überprüfen sollten
Die aktuellen Entwicklungen rund um BVV und euBP zeigen, dass administrative und sozialversicherungsrechtliche Prozesse zunehmend digital durchgeführt werden. Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen prüfen, ob eine einheitliche elektronische Führung ihrer Personalunterlagen künftig sinnvoll ist – auch wenn die digitale Personalakte gesetzlich nicht vorgeschrieben ist.
Eine digitale Personalakte kann beispielsweise dabei unterstützen,
- Personalunterlagen zentral zu verwalten,
- Ablage-, Aufbewahrungs- und Löschprozesse klar zu strukturieren sowie
- Zugriffe zu steuern und Fristen im Blick zu behalten.
Darüber hinaus lassen sich mit einer digitalen Personalakte die Anforderungen an die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen nach der BVV umsetzen.
Worauf Unternehmen bei der Personalaktenführung achten sollten
Unabhängig davon, ob Personalunterlagen digital oder in Papierform geführt werden, sollte die Personalaktenführung klar und verlässlich organisiert sein.
- Einheitliche und nachvollziehbare Ablage
Personalunterlagen sollten einheitlich abgelegt werden – etwa mit festen Vorgaben zu Ablageort, Benennung und Struktur. - Eindeutige Zuordnung
Unterlagen sollten sich jederzeit eindeutig der richtigen Person und dem jeweiligen Vorgang zuordnen lassen. - Aktuelle und nachvollziehbare Dokumentenstände
Wenn Dokumente geändert werden, sollte erkennbar sein, welche Version maßgeblich ist. Die Änderungen sollten sich nachverfolgen lassen. - Geregelte Zuständigkeiten und Zugriffsrechte
Es sollte festgelegt sein, wer Personalunterlagen bearbeitet und pflegt und wer auf welche Unterlagen zugreifen darf. Auch Vertretungen und Änderungen von Zuständigkeiten sollten dabei berücksichtigt werden. - Aktuelle Regelungen für alle Beteiligten
Die geltenden Vorgaben und internen Regelungen zur Personalaktenführung sollten allen beteiligten Mitarbeitenden bekannt sein. Änderungen sollten zuverlässig und zeitnah weitergegeben werden.
Je systematischer Personalunterlagen organisiert sind, desto leichter lässt sich die Personalaktenführung an neue Anforderungen oder veränderte Unternehmensstrukturen anpassen.
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FAQs
Nein. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, die gesamte Personalakte ab 2027 digital zu führen, besteht nicht. Für bestimmte Bereiche gelten jedoch Vorgaben zur elektronischen Führung und Übermittlung. Dazu gehören die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen nach der BVV und die elektronische Übermittlung prüfrelevanter Daten im Rahmen der euBP. Für bislang befreite Arbeitgeber enden die jeweiligen Befreiungsmöglichkeiten zum 31. Dezember 2026.
Nach § 8 Abs. 2 BVV müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Welche Unterlagen konkret betroffen sind, haben wir in unserem ausführlichen BVV-Beitrag zusammengefasst. Eine Pflicht zur elektronischen Führung aller Personaldokumente besteht nicht.
Die BVV regelt unter anderem, welche Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden müssen. Bei der euBP geht es dagegen um die elektronische Übermittlung der für die Betriebsprüfung erforderlichen Daten aus Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung an die Deutsche Rentenversicherung.
Nein. Aus den Vorgaben der BVV und der euBP ergibt sich keine allgemeine Verpflichtung, bestehende Papier-Personalakten vollständig zu digitalisieren. Für einzelne Unterlagen können jedoch besondere Vorgaben zur elektronischen Führung gelten.
Bei der Einführung einer digitalen Personalakte können Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu beachten sein. Das gilt insbesondere, wenn die eingesetzte Software Funktionen enthält, die eine Erfassung oder Auswertung von Verhalten oder Leistung der Beschäftigten ermöglichen. Unternehmen mit Betriebsrat sollten eventuelle Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte daher bereits bei der Planung und Einführung prüfen.
