Worauf beruht die Pflicht zur elektronischen Führung?
Die Pflicht ergibt sich aus dem Sozialversicherungsrecht.
Nach § 28f Abs. 1 SGB IV müssen Arbeitgeber grundsätzlich für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen führen und geordnet aufbewahren. § 8 der Beitragsverfahrensverordnung, kurz BVV, legt fest, welche Angaben zu den Entgeltunterlagen gehören und welche begleitenden Unterlagen elektronisch geführt werden müssen.
Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen im Überblick
| Grundlage | Einordnung |
| SGB IV (§ 28f Abs. 1) | Regelt die grundsätzliche Pflicht der Arbeitgeber, für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen zu führen und geordnet aufzubewahren. |
| BVV (§ 8 Abs. 2 und 3) | Bestimmt, welche begleitenden Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden müssen, und regelt die bis Ende 2026 mögliche Befreiung. |
| Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV | Legen Einzelheiten zur Speicherung und Bereitstellung fest, etwa zulässige Dateiformate und Anforderungen an die Zuordnung der Dokumente. |
| DSGVO und BDSG | Für die Verarbeitung der in den Entgeltunterlagen enthaltenen Beschäftigtendaten gelten die datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere zum Schutz vor unbefugtem Zugriff, unbefugter Veränderung und Verlust. |
| Aufbewahrungsfristen | Entgeltunterlagen sind grundsätzlich bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Für einzelne Dokumente können weitere oder längere gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. |
Welche Unterlagen müssen elektronisch geführt werden?
Die Pflicht betrifft die in § 8 Abs. 2 BVV aufgeführten sozialversicherungsrechtlich relevanten Entgeltunterlagen. Dazu gehören beispielsweise:
- Daten der Krankenkassenmeldungen, die sich auf die Beitragsberechnung des Arbeitgebers auswirken
- Immatrikulationsbescheinigungen
- Bestimmte Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Arbeitserlaubnis oder zum Aufenthaltstitel
- Anträge geringfügig entlohnter Beschäftigter auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- Unterlagen zu einer Entsendung
Was gilt für die übrigen Personaldokumente?
Eine allgemeine Pflicht, die gesamte Personalakte elektronisch zu führen, besteht aufgrund der BVV nicht. Arbeitszeugnisse und andere nicht von § 8 Abs. 2 BVV erfasste Personaldokumente müssen daher allein aufgrund der BVV nicht elektronisch geführt werden.
Zu den elektronisch zu führenden Entgeltunterlagen gehört jedoch die Kopie der Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach § 2 Nachweisgesetz. Sind diese Angaben in einem Arbeitsvertrag enthalten, ist daher im Einzelfall zu prüfen, ob und in welchem Umfang auch der Arbeitsvertrag elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen ist.
Müssen auch ältere Papierunterlagen digitalisiert werden?
Nein. Eine rückwirkende Digitalisierung älterer Unterlagen ist grundsätzlich nicht erforderlich. Maßgeblich sind Vorgänge, die ab dem jeweils geltenden Stichtag neu entstehen. Die dazugehörigen Unterlagen müssen elektronisch geführt werden.
Für Arbeitgeber ohne Befreiung: Pflicht seit dem 1. Januar 2022
Für Arbeitgeber mit bewilligter Befreiung: Pflicht spätestens ab dem 1. Januar 2027.
Was das konkret in der Praxis bedeutet
Für die elektronische Führung und Aufbewahrung Ihrer Unterlagen gelten bestimmte Anforderungen:
Elektronische Form: Die von § 8 Abs. 2 BVV erfassten Unterlagen müssen elektronisch vorliegen. Werden sie dem Arbeitgeber auf Papier übermittelt, müssen sie in ein elektronisches Format umgewandelt werden. Fordert ein berechtigter Sozialversicherungsträger eine Entgeltunterlage an, muss sie als separate Datei zur Verfügung gestellt werden. Zulässig sind hierbei PDF-Dateien sowie Bilddateien in den Formaten JPEG, BMP, PNG und TIFF. Die Papieroriginale sind grundsätzlich bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung aufzubewahren. Gelten für ein Dokument weitere gesetzliche Aufbewahrungsfristen, müssen auch diese beachtet werden.
Vollständigkeit und Lesbarkeit: Die Unterlagen müssen vollständig erfasst werden und während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben.
Eindeutige Zuordnung: Aus der Ablage oder Bezeichnung muss hervorgehen, zu welcher beschäftigten Person, zu welchem Zeitraum und zu welcher Art von Entgeltunterlage das Dokument gehört.
Geordnete Dokumentation: Die Angaben müssen vollständig, richtig und zeitlich geordnet dokumentiert werden.
Datenschutz: Nur berechtigte Personen dürfen auf die Unterlagen zugreifen. Die Daten müssen außerdem vor unbefugten Änderungen, versehentlichem Löschen und technischen Ausfällen geschützt werden.
Aufbewahrung und Verfügbarkeit: Die geltenden Aufbewahrungsfristen sind einzuhalten. Während dieser Zeit müssen die Unterlagen jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein.
Reicht es aus, Papierunterlagen einzuscannen?
Grundsätzlich können Papierunterlagen eingescannt und anschließend elektronisch aufbewahrt werden. Entscheidend ist, dass der Scan vollständig und lesbar ist und sich eindeutig der jeweiligen beschäftigten Person, dem betreffenden Zeitraum und der Dokumentenart zuordnen lässt. Die Dokumente müssen so abgelegt und bezeichnet werden, dass sie während der Aufbewahrungsfrist gefunden und bereitgestellt werden können. Die Aufbewahrungsfristen für die Papieroriginale bleiben auch nach dem Einscannen bestehen.
Erklärungen und Anträge mit Unterschriftserfordernis
Für bestimmte in § 8 Abs. 2 BVV genannte Erklärungen und Anträge gelten besondere Schriftformvorgaben. Werden solche Dokumente ausschließlich elektronisch übermittelt, kann eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich sein. Welche Anforderungen konkret gelten, hängt von der jeweiligen Dokumentenart und der dafür maßgeblichen Formvorschrift ab.
Gut zu wissen: Auch für die euBP endet die Befreiungsmöglichkeit
Auch die Übermittlung der Daten im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung, kurz euBP, ist für alle Abrechnungsfälle ab dem 1. Januar 2027 verpflichtend. Eine Befreiung ist nur für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 möglich.
Im Rahmen der euBP werden die erforderlichen Daten aus der Entgeltabrechnung und der Finanzbuchhaltung über eine systemgeprüfte Entgeltabrechnungssoftware oder ein systemgeprüftes Finanzbuchhaltungssystem elektronisch an die Deutsche Rentenversicherung übermittelt.
Die euBP ist von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen nach der BVV zu unterscheiden. Beide Regelungen betreffen jedoch die Digitalisierung sozialversicherungsrechtlicher Prozesse.
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FAQs
Nein. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, die gesamte Personalakte digital zu führen, besteht aufgrund der BVV auch ab 2027 nicht. Verpflichtend ist jedoch die elektronische Führung bestimmter begleitender Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 2 BVV. Die derzeit mögliche Befreiung von dieser Vorgabe endet am 31. Dezember 2026.
Betroffen sind bestimmte begleitende Entgeltunterlagen, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung einer Beschäftigung relevant sind. Dazu gehören beispielsweise Unterlagen zur Versicherungsfreiheit oder zur Befreiung von der Versicherungspflicht sowie bestimmte Bescheinigungen, Anträge und Erklärungen. Welche Unterlagen im Einzelfall erforderlich sind, hängt von der jeweiligen Beschäftigung ab.
Die Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung der betroffenen Entgeltunterlagen befreien zu lassen, endet mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 müssen daher auch bisher befreite Arbeitgeber die betroffenen Unterlagen elektronisch führen.
Die Unterlagen müssen vollständig und lesbar gespeichert werden. Außerdem müssen sie eindeutig der jeweiligen beschäftigten Person, dem betreffenden Zeitraum und der Art der Unterlage zugeordnet werden können. Zusätzlich sind die Datenschutzanforderungen nach DSGVO und BDSG einzuhalten.
Werden die von der BVV erfassten Entgeltunterlagen weiterhin ausschließlich auf Papier geführt, wird die gesetzlich vorgeschriebene elektronische Form nicht eingehalten. Spätestens bei einer Betriebsprüfung kann dies beanstandet werden. Festgestellte Mängel sind unverzüglich zu beheben. Der prüfende Sozialversicherungsträger kann dafür eine Frist setzen und einen Nachweis über die ordnungsgemäße Mängelbeseitigung verlangen. Dadurch können zusätzlicher Aufwand und Verzögerungen entstehen. Je nach Art und Umfang der Pflichtverletzung kann außerdem ein Bußgeld verhängt werden.
