Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung beschäftigt viele Unternehmen: Ist die Zeiterfassung inzwischen verpflichtend? Und welche Anforderungen gelten dabei? Besonders aktuell ist zudem die Frage, ob Arbeitszeiten künftig elektronisch erfasst werden müssen.
Kurz gesagt: Die Arbeitszeiterfassung ist für Arbeitgeber in Deutschland bereits heute verpflichtend. Diese Pflicht ergibt sich nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Arbeitsschutzgesetz.
Noch nicht ausdrücklich gesetzlich geregelt ist hingegen, in welcher Form die Arbeitszeiterfassung erfolgen muss. Genau diese Ausgestaltung soll der aktuelle Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums erstmals konkret im Arbeitszeitgesetz festlegen.
Wie ist die aktuelle Rechtslage?
Die aktuelle Rechtslage zur Arbeitszeiterfassung basiert auf mehreren gerichtlichen Entscheidungen und gesetzlichen Vorschriften.
Die wichtigsten Entwicklungen im Überblick:
Der Ausgangspunkt ist das EuGH-Urteil. 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass die EU-Staaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Der EuGH stellte klar, dass die Arbeitszeiten mit diesem System
- objektiv
- verlässlich
- zugänglich
erfasst werden müssen. Die Verantwortung dafür liegt beim Arbeitgeber. Wichtig ist: Das Urteil richtet sich an die Mitgliedstaaten, die die Vorgaben in nationales Recht überführen müssen. Das bedeutet für Unternehmen in Deutschland: Die konkreten Anforderungen ergeben sich aus dem deutschen Recht.
Konkretisierung in Deutschland: Das BAG-Urteil
2022 entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG), dass Arbeitgeber in Deutschland bereits heute verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen. Das Gericht leitete diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ab. Danach müssen Arbeitgeber geeignete Maßnahmen treffen, um Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten zu gewährleisten. Nach Auffassung des BAG gehört dazu auch die Einführung eines Systems zur Erfassung der Arbeitszeiten.
Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen
| Grundlage | Inhalt | Bedeutung für Unternehmen |
| EuGH-Urteil (2019) | Die EU-Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. | Dies ist der Ausgangspunkt für die spätere Entwicklung der Zeiterfassungspflicht in Deutschland. |
| BAG-Beschluss (2022) | Das Bundesarbeitsgericht leitete aus § 3 ArbSchG eine bereits bestehende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ab. | Arbeitgeber müssen ein geeignetes System zur Erfassung der Arbeitszeiten bereitstellen und dessen Nutzung ermöglichen. |
| Arbeitsschutzgesetz (§3 ArbSchG) | Arbeitgeber müssen Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit der Beschäftigten treffen. | Auf dieser Vorschrift basiert nach der Rechtsprechung des BAG die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. |
Was sieht der Referentenentwurf 2026 vor?
Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) soll die Form der Arbeitszeiterfassung erstmals ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz regeln. Kernpunkt des Entwurfs ist die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Arbeitszeiterfassung. Darüber hinaus legt der Entwurf fest, welche Arbeitszeiten zu erfassen sind, wer für die Erfassung der Arbeitszeiten verantwortlich ist und welche Übergangsfristen für Unternehmen gelten sollen.
Da es sich bislang um einen Referentenentwurf handelt, befinden sich die vorgeschlagenen Regelungen noch im Gesetzgebungsverfahren und sind noch nicht in Kraft. Bis zu einer gesetzlichen Neuregelung gilt weiterhin die bestehende Rechtslage auf Grundlage der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts.
Der Referentenentwurf 2026 im Überblick
| Geplante Regelungen nach dem Referentenentwurf (Stand: Juli 2026) | Bedeutung für Unternehmen |
| Elektronische Zeiterfassung | Arbeitszeiten sollen künftig grundsätzlich elektronisch erfasst werden. |
| Erfassung von Beginn, Ende und Dauer | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen vollständig und grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung elektronisch dokumentiert werden. |
| Delegation der Erfassung möglich | Beschäftigte können die Arbeitszeiten selbst erfassen. Auch eine Erfassung durch beauftragte Dritte ist möglich. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. |
| Aufbewahrungspflicht | Aufzeichnungen sollen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. |
| Übergangsfristen | Für die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen (je nach Unternehmensgröße bis zu fünf Jahre). |
| Tarifliche Ausnahmen | Tarifverträge sollen unter bestimmten Voraussetzungen zulassen können, dass Arbeitszeiten in nicht-elektronischer Form und abweichend vom Grundsatz der taggleichen Erfassung aufgezeichnet werden. |
| Bußgelder | Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sollen künftig ausdrücklich als Ordnungswidrigkeit geahndet werden können. |
Geplante Übergangsfristen für die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung (Stand: Juli 2026)
- ab 250 Beschäftigten: 1 Jahr
- 50 bis 249 Beschäftigte: 2 Jahre
- 10 bis 49 Beschäftigte: 5 Jahre
- bis zu 10 Beschäftigte: keine Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung; die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bleibt bestehen.
Das Modell der Vertrauensarbeitszeit bleibt weiterhin möglich. Vertrauensarbeitszeit befreit Arbeitgeber jedoch nicht von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Die geleisteten Arbeitszeiten müssen weiterhin dokumentiert werden. Der Arbeitgeber kann die Erfassung zwar auf die Beschäftigten übertragen, bleibt aber dafür verantwortlich, dass die gesetzlichen Vorgaben zu Arbeits- und Ruhezeiten eingehalten werden.
Hinweis: Der Referentenentwurf enthält neben den Regelungen zur Arbeitszeiterfassung weitere Änderungen des Arbeitszeitgesetzes. Dazu gehört unter anderem die geplante Einführung einer möglichen wöchentlichen Höchstarbeitszeit anstelle der bisherigen täglichen Höchstarbeitszeit. Diese Änderung betrifft jedoch die Verteilung der Arbeitszeit und nicht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung.
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Was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen?
Auch wenn der Referentenentwurf noch nicht verabschiedet wurde, ist die Richtung klar: Unternehmen sollten ihre Arbeitszeiterfassung bereits heute so organisieren, dass sie sowohl den aktuellen rechtlichen Anforderungen als auch den geplanten gesetzlichen Vorgaben gerecht wird. Konkret bedeutet das:
- Der Arbeitgeber muss ein geeignetes System zur Arbeitszeiterfassung bereitstellen.
- Arbeitszeiten müssen vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden.
- Das eingesetzte System sollte objektiv, verlässlich und leicht zugänglich sein.
Unternehmen, die bereits heute auf eine digitale Lösung setzen, schaffen gute Voraussetzungen für die Zukunft und profitieren gleichzeitig von effizienteren Prozessen.
Worauf Unternehmen bei der Auswahl einer Zeiterfassung achten sollten
Bei der Auswahl einer Zeiterfassungslösung sollten Unternehmen nicht nur den Funktionsumfang berücksichtigen. Ebenso wichtig sind Bedienbarkeit, Flexibilität und die Möglichkeit, die Lösung in bestehende Systeme zu integrieren.
Vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnung
Eine gute Zeiterfassung dokumentiert Arbeitszeiten vollständig und nachvollziehbar. Änderungen sollten transparent nachverfolgt werden können.
Einfache Bedienung
Die Zeiterfassung sollte intuitiv bedienbar sein. So lassen sich Arbeitszeiten schnell und zuverlässig erfassen und Eingabefehler vermeiden.
Hohe Flexibilität
Jedes Unternehmen hat individuelle Arbeitszeitregelungen und Prozesse. Eine geeignete Lösung sollte sich flexibel an diese Anforderungen anpassen lassen – beispielsweise an unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, mobiles Arbeiten, Homeoffice oder projekt- und tätigkeitsbezogene Buchungen.
Aussagekräftige Auswertungen
Auswertungen geben einen schnellen Überblick über Arbeitszeiten, Überstunden, Pausen und Fehlzeiten. So lassen sich Arbeitszeitdaten einfach analysieren und bei Bedarf schnell bereitstellen.
Schnittstellen zu bestehenden Systemen
Eine Zeiterfassung sollte sich nahtlos in die bestehenden Systeme einfügen lassen. So können Arbeitszeitdaten ohne zusätzlichen manuellen Aufwand in andere Anwendungen übernommen werden und doppelte Dateneingaben werden vermieden.
Digitale Zeiterfassung: Mehr als Arbeitszeiten dokumentieren
Eine digitale Zeiterfassung kann zahlreiche Abläufe vereinfachen und bildet häufig die Grundlage für weitere HR- und Unternehmensprozesse.
- Arbeitszeiterfassung
- Personaleinsatzplanung
- Schichtplanung
- Projektzeiterfassung
- Fehlzeitenmanagement
- Reporting und Auswertungen
Besonders effizient werden digitale Zeiterfassungslösungen, wenn sie mit weiteren Unternehmenssystemen vernetzt sind. Schnittstellen übertragen Arbeitszeitdaten beispielsweise automatisch an
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- HR-Systeme
- ERP-Systeme
- Zutrittskontrolle
- Projektmanagement-Tools
Dadurch entstehen durchgängige digitale Prozesse und manuelle Aufwände sowie doppelte Datenpflege werden vermieden.
So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die neuen Anforderungen vor
1. Prüfen Sie den aktuellen Stand Ihrer Arbeitszeiterfassung
Wie erfassen Sie die Arbeitszeiten Ihrer Beschäftigten zurzeit? Entspricht Ihr aktuelles Vorgehen den heutigen rechtlichen Anforderungen und eignet es sich bei Bedarf für eine elektronische Erfassung?
2. Definieren Sie klare Prozesse
Ist eindeutig geregelt, wer Arbeitszeiten erfasst, wann und wie die Erfassung erfolgt und wie Änderungen oder Korrekturen dokumentiert werden?
3. Ermitteln Sie Ihre Anforderungen
Welche Funktionen sollte Ihre zukünftige Zeiterfassung erfüllen? Benötigen Sie beispielsweise mobile Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Personaleinsatzplanung oder Schnittstellen zu bestehenden Systemen?
4. Wählen Sie eine geeignete Lösung
Erfüllt die ausgewählte Lösung sowohl Ihre heutigen Anforderungen als auch mögliche zukünftige gesetzliche Vorgaben?
5. Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden
Neue Prozesse funktionieren nur, wenn sie verstanden und akzeptiert werden. Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig über die geplanten Änderungen und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Zeiterfassung sicher anwenden können.
Je früher Unternehmen ihre Arbeitszeiterfassung überprüfen und weiterentwickeln, desto einfacher lässt sich auf zukünftige gesetzliche Änderungen reagieren.
Sind Sie auf der Suche nach einer gesetzeskonformen Lösung?
Unternehmen, die ihre Arbeitszeiterfassung zukunftssicher gestalten möchten, sollten auf eine Lösung setzen, die gesetzliche Anforderungen erfüllt und sich flexibel in bestehende Prozesse integrieren lässt.
ringer unterstützt Unternehmen dabei mit einer passgenauen digitalen Zeiterfassungslösung. Dazu gehören unter anderem:
- Digitale Arbeitszeiterfassung
- Projektzeiterfassung
- Personaleinsatzplanung und Schichtplanung
- Schnittstellen zu Lohn-, HR-, ERP- und weiteren Systemen
- Zutrittskontrolle
- ringer Worklimit Alert – zur frühzeitigen Warnung vor Überschreitungen gesetzlicher Arbeitszeitgrenzen
- Individuelle Beratung, kompetente Einführung und persönlicher Support – abgestimmt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens
So unterstützen wir Unternehmen dabei, Arbeitszeiten zuverlässig zu erfassen und Prozesse nachhaltig zu vereinfachen.
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FAQs
Ja. Arbeitgeber sind in Deutschland bereits heute verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen. Diese Pflicht ergibt sich nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aus dem Arbeitsschutzgesetz. Der aktuelle Referentenentwurf soll diese bereits bestehende Pflicht künftig ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz verankern und die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung konkretisieren.
Nein. Derzeit besteht noch keine allgemeine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung. Der aktuelle Referentenentwurf sieht jedoch vor, dass Arbeitszeiten künftig grundsätzlich elektronisch erfasst werden sollen.
Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Beschäftigte ihre Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen können. Sie befreit Arbeitgeber jedoch nicht von der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Die tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten müssen weiterhin dokumentiert werden. Der aktuelle Referentenentwurf stellt ausdrücklich klar, dass sich Vertrauensarbeitszeit und Arbeitszeiterfassung nicht ausschließen.
Nein. Der Referentenentwurf befindet sich derzeit noch im Gesetzgebungsverfahren und ist noch nicht in Kraft. Bis zu einer gesetzlichen Neuregelung gilt weiterhin die bestehende Rechtslage auf Grundlage der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts.
Excel kann grundsätzlich zur Arbeitszeiterfassung genutzt werden. Allerdings stoßen Tabellen in der Praxis häufig an ihre Grenzen. Änderungen lassen sich nicht immer nachvollziehen, Auswertungen müssen oft manuell erstellt werden und eine Anbindung an Lohnabrechnung oder HR-Systeme fehlt in der Regel. Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob eine digitale Zeiterfassungslösung langfristig besser zu ihren Anforderungen passt.
