Was ist ESS?
Self Service für Mitarbeiter – auch Employee Self Service, kurz ESS, genannt – ermöglicht es Mitarbeitern, personalbezogene Vorgänge selbst digital zu bearbeiten sowie eigene Personal- und Zeitdaten einzusehen.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
| Bereich | Mitarbeiter können… |
| Zeiterfassung | Arbeitszeiten am Arbeitsplatz oder mobil erfassen |
| Anträge, Meldungen und Korrekturen | Urlaub und andere Abwesenheiten beantragen, eine Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer melden sowie Korrekturen bei der Arbeitszeiterfassung digital übermitteln |
| Arbeitszeitbuchungen und Kontostände | Eigene Arbeitszeitbuchungen sowie den aktuellen Stand ihrer Zeit- und Urlaubskonten abrufen |
| Persönliche Daten | Ausgewählte Stammdaten prüfen oder Änderungen beantragen |
Welche Daten und Funktionen zur Verfügung stehen, wird über Rollen und Berechtigungen festgelegt. So erhalten Mitarbeiter mit dem Self Service ausschließlich Zugriff auf die für sie freigegebenen Bereiche.
Management Self Service: Self Service für Führungskräfte
Der Management Self Service – kurz MSS – ergänzt den Employee Self Service aufseiten der Führungskräfte. Über ihn prüfen und genehmigen sie beispielsweise Urlaubsanträge oder Zeitkorrekturen der Mitarbeiter. Zudem können sie Team-Kalender und Fehlzeiten überblicken sowie Auswertungen zu den Arbeitszeiten ihres Teams abrufen. Auch die Zeitdaten der Mitarbeiter inklusive Zuschläge können sie einsehen. Die Zugriffsrechte sind auf den jeweiligen Verantwortungsbereich abgestimmt.
Welche Vorteile bietet der Self Service?
Für Mitarbeiter: Eigene Anliegen lassen sich eigenständig und ohne Umwege bearbeiten, während wichtige Informationen jederzeit nachvollziehbar bleiben. Das erleichtert die Organisation im Arbeitsalltag.
Für Führungskräfte: Klare digitale Genehmigungswege vereinfachen die Abstimmung und ermöglichen zeitnahe Entscheidungen. Gleichzeitig behalten Führungskräfte auch bei größeren oder auf mehrere Standorte verteilten Teams den Überblick.
So profitieren alle Beteiligten von transparenten Abläufen.
Employee Self Service einführen: Darauf kommt es an
1. Funktionen und Abläufe passend gestalten
Zunächst sollte geklärt werden, welche Anliegen die Mitarbeiter künftig über den Self Service bearbeiten sollen. Entscheidend ist, dass Prozesse, Rollen und Genehmigungswege sinnvoll aufeinander abgestimmt sind. Eine fachkundige Beratung hilft dabei, die Anforderungen passgenau umzusetzen.
2. Den persönlichen Nutzen vermitteln
Mitarbeiter sollten rechtzeitig erfahren, warum der Employee Self Service eingeführt wird und was das für sie konkret bedeutet. Im Mittelpunkt sollte dabei der persönliche Nutzen stehen: Der Self Service ermöglicht ihnen mehr Eigenverantwortung im Arbeitsalltag.
3. Führungskräfte frühzeitig einbeziehen
Führungskräfte sollten vor dem Start wissen, welche Vorgänge bei ihnen eingehen und wie sie diese bearbeiten. Werden eingehende Anliegen von Anfang an zeitnah und zuverlässig erledigt, erleben die Mitarbeiter die neuen Abläufe als verlässlich.
Employee Self Service – mit ringer und ATOSS Time Control
ringer realisiert Employee Self Service und Management Self Service auf Basis von ATOSS Time Control und begleitet Unternehmen von der Konzeption und Einrichtung bis zum laufenden Betrieb. Gemeinsam mit Ihnen passen wir die Lösung genau an Ihre Abläufe und Anforderungen an.
- Direkte Integration in die ATOSS-Zeitwirtschaft
- Individuell abgestimmte Workflows
- Flexible Nutzung an unterschiedlichen Arbeitsorten
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FAQs
Der Employee Self Service richtet sich an Mitarbeiter und ermöglicht ihnen, eigene Daten einzusehen sowie Anträge, Meldungen und Korrekturen digital zu übermitteln. Der Management Self Service unterstützt Führungskräfte dabei, diese Vorgänge zu prüfen und zu bearbeiten. Zudem können sie beispielsweise Fehlzeiten, Team-Kalender und Arbeitszeitauswertungen ihres Verantwortungsbereichs einsehen.
Mitarbeiter können ihren aktuellen Resturlaub einsehen und den gewünschten Zeitraum direkt über den Employee Self Service beantragen. Der Antrag wird über den festgelegten Genehmigungsweg an die zuständige Führungskraft weitergeleitet. Diese kann den Antrag im Management Self Service unter Berücksichtigung bereits geplanter Abwesenheiten prüfen und genehmigen oder ablehnen. Nach der Genehmigung wird der Urlaub im System hinterlegt und im persönlichen Zeitkonto angezeigt.
Über den Employee Self Service erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer als Fehlzeit in ATOSS. Anschließend übermittelt die ringer eAU-Schnittstelle die erforderlichen Angaben an die angebundene Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dort stehen die Daten für den eAU-Abruf bei der Krankenkasse bereit. Eingehende Rückmeldungen können automatisiert nach ATOSS zurückgespielt werden.
Ja. Je nach eingesetzter Lösung und Konfiguration können Mitarbeiter den Employee Self Service über den Webclient oder mobil per App nutzen. Damit lassen sich Informationen und Funktionen unabhängig vom Arbeitsort aufrufen – beispielsweise im Büro, in der Produktion, im Außendienst oder bei mobiler Arbeit.
Welche Daten und Funktionen ein Mitarbeiter im Employee Self Service einsehen und nutzen kann, wird über Rollen und Berechtigungen festgelegt. So erhält jeder Mitarbeiter ausschließlich Zugriff auf die für ihn freigegebenen Funktionen und Daten. Führungskräfte sehen im Management Self Service nur die Informationen, die ihrem jeweiligen Verantwortungsbereich zugeordnet sind.
