Minusstunden: Was bei Kündigung, Urlaub und am Jahresende gilt- ringer

Der Umgang mit Minusstunden ist nicht für alle Fälle pauschal gesetzlich geregelt. Das kann in Unternehmen schnell zu Unklarheiten und Schwierigkeiten führen. Umso wichtiger ist es, die Salden der Mitarbeitenden laufend im Blick zu haben.

Was sind Minusstunden? Mehr als eine Zahl auf dem Arbeitszeitkonto!

Minusstunden entstehen, wenn in einem Zeitraum weniger Arbeitsstunden geleistet oder gutgeschrieben werden, als laut Sollzeit vorgesehen sind. Auf einem Arbeitszeitkonto werden sie als negativer Saldo ausgewiesen.

Müssen Mitarbeitende Minusstunden ausgleichen?

Ob Mitarbeitende Minusstunden ausgleichen müssen, hängt davon ab, wodurch sie entstanden sind und welche arbeitsvertraglichen, tariflichen oder betrieblichen Regelungen gelten.

Zwei typische Fälle im Überblick:

Fall	Was gilt für den Ausgleich?
Mitarbeitende teilen ihre Arbeitszeit in einem Gleitzeitmodell selbst ein und leisten weniger Stunden, als laut vereinbarter Sollzeit vorgesehen sind.	Bis zum Ende des vereinbarten Ausgleichszeitraums können später geleistete Arbeitsstunden den negativen Saldo noch ausgleichen. Ob Mitarbeitende ein danach verbleibendes Minus ausgleichen müssen, richtet sich nach der Vereinbarung zum Arbeitszeitkonto.
Mitarbeitende sind während ihrer vereinbarten Arbeitszeit arbeitsbereit, werden vom Arbeitgeber aber nicht eingesetzt.	Grundsätzlich gilt: Die Mitarbeitenden müssen die ausgefallenen Stunden nicht nacharbeiten. Die Stunden dürfen nicht als Minusstunden verbucht werden. Die Vergütung läuft weiter.

Für die Einordnung von Minusstunden zählt nicht nur ihre Höhe, sondern auch, wann und wodurch sie entstanden sind. Eine verlässliche Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten schafft dafür eine wichtige Grundlage.

Was gilt bei Minusstunden und Kündigung?

Endet das Arbeitsverhältnis mit einem negativen Saldo, kommt eine Verrechnung mit noch offenen Vergütungsansprüchen nur unter bestimmten Bedingungen in Betracht.

Insbesondere muss nach der geltenden Arbeitszeitregelung eine Pflicht des Mitarbeitenden bestehen, die Minusstunden auszugleichen. Die Arbeitszeitaufzeichnungen sollten deshalb erkennen lassen, wodurch das Minus entstanden ist. Je nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung können zudem Ausschlussfristen gelten, innerhalb derer Rückzahlungsansprüche geltend gemacht werden müssen. Ob eine Verrechnung zulässig ist, hängt von den rechtlichen Voraussetzungen sowie den Umständen des Einzelfalls ab.

Gut zu wissen: Das BAG ließ in einem konkreten Fall zu, einen Minussaldo bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit der noch offenen Vergütung zu verrechnen. Die Arbeitnehmerin konnte nach der Vereinbarung zum Arbeitszeitkonto selbst entscheiden, Freizeitausgleich vorwegzunehmen. Die dafür weitergezahlte Vergütung wertete das Gericht als Vorschuss (BAG, Urteil vom 13. Dezember 2000 – 5 AZR 334/99, Abschnitte II.1 und II.2 a–d). In einem anderen Fall durfte der Arbeitgeber nicht verrechnen: Er hatte die tariflich vereinbarte Jahresarbeitszeit nicht wirksam verteilt; deshalb bestand keine Pflicht zur Nachleistung (BAG, Urteil vom 26. Januar 2011 – 5 AZR 819/09, Rn. 10, 13, 15–19).

Was gilt bei Minusstunden und Urlaub?

Urlaub an geplanten Arbeitstagen: Genehmigter Urlaub ist bezahlte Erholungszeit und führt nicht zu Minusstunden. Die Stunden, die Mitarbeitende an ihren Urlaubstagen gearbeitet hätten, werden dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben.

Bereits entstandene Minusstunden: Das Bundesurlaubsgesetz regelt die Verrechnung von Minusstunden mit dem Urlaubsanspruch nicht ausdrücklich. Allgemein gilt: Der Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub darf grundsätzlich nicht zulasten der Mitarbeitenden gekürzt werden.

Gut zu wissen: Das Arbeitsgericht Gera hielt in einem konkreten Fall eine Klausel für unwirksam, nach der ein nicht durch das Arbeitszeitkonto ausgeglichener Minussaldo auf den Jahresurlaub angerechnet werden sollte. Das Gericht begründete dies damit, dass das Urlaubsrecht keine Verrechnung mit Urlaubsansprüchen vorsehe, da Urlaub vorrangig tatsächlich gewährt werden solle (ArbG Gera, Urteil vom 29. März 2022 – 3 Ca 38/21, Rn. 3 und 18).

Was passiert mit Minusstunden am Jahresende?

Eine allgemeine gesetzliche Regelung dazu, was mit einem Minussaldo am Jahresende geschieht, gibt es nicht. Entscheidend ist, wie das Minus entstanden ist, welcher Ausgleichszeitraum gilt und was die Vereinbarung zum Arbeitszeitkonto für ein verbleibendes Minus vorsieht. Ein transparenter Überblick über den Saldo und den geltenden Ausgleichszeitraum erleichtert die Einordnung des Stands zum Jahresende.

Minussaldo nachvollziehbar prüfen

Die folgenden Prüfschritte helfen Ihnen dabei, einen Minussaldo einzuordnen:

Kontostand und Zeitraum prüfen: Wie hoch ist der Minussaldo und wann ist er entstanden? Läuft der vereinbarte Ausgleichszeitraum noch?
Buchungen abgleichen: Stimmen die Soll- und Iststunden sowie die erfassten Abwesenheiten? Vergleichen Sie die Buchungen im Arbeitszeitkonto mit den erfassten Arbeitszeiten und dem Dienstplan. So lassen sich fehlende oder fehlerhafte Buchungen erkennen.
Ursache klären: Welche Umstände haben zu diesem Minussaldo geführt? Ist er beispielsweise auf die Zeiteinteilung der Mitarbeitenden, einen fehlenden Einsatz trotz Arbeitsbereitschaft oder einen anderen Grund zurückzuführen?
Regelung prüfen: Welche Vereinbarung zum Arbeitszeitkonto gilt und welcher Ausgleichszeitraum ist festgelegt?
Nächste Schritte festlegen und dokumentieren: Muss eine Buchung korrigiert oder etwas geklärt werden? Dann sollte festgehalten werden, was noch offen ist und wer sich bis wann darum kümmert.

Minussalden im Blick behalten – mit ringer und ATOSS Time Control

Gerade weil der Umgang mit Minusstunden nicht für alle Fälle klar gesetzlich geregelt ist, ist ein transparenter Überblick über Arbeitszeiten und Zeitkonten besonders wichtig. Unsere Zeiterfassungslösung ATOSS Time Control unterstützt Sie dabei, Arbeitszeiten effizient zu erfassen und Zeitkonten übersichtlich zu verwalten. So lassen sich Minussalden früh erkennen und anhand der zugrunde liegenden Buchungen nachvollziehen.

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Hinweis: Der Artikel gibt einen allgemeinen Überblick. Für die Bewertung des Einzelfalls sind die konkreten gesetzlichen Vorgaben sowie die jeweiligen arbeitsvertraglichen, tariflichen oder betrieblichen Regelungen maßgeblich.

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FAQs

Wann müssen Mitarbeitende Minusstunden ausgleichen?

Das hängt davon ab, wodurch die Minusstunden entstanden sind und welche Arbeitszeitregelung gilt. Bei selbst eingeteilter Arbeitszeit im Gleitzeitmodell können später geleistete Stunden den Minussaldo innerhalb des Ausgleichszeitraums mindern oder ausgleichen. Ob danach ein Ausgleich geschuldet ist, richtet sich nach der Vereinbarung. Werden arbeitsbereite Mitarbeitende nicht eingesetzt, müssen sie die ausgefallenen Stunden grundsätzlich nicht nacharbeiten; die Vergütung läuft weiter.

Führt genehmigter Urlaub zu Minusstunden?

Nein. Genehmigter Urlaub führt nicht zu Minusstunden. Im Arbeitszeitkonto wird er so berücksichtigt, dass kein Minus entsteht.

Dürfen Minusstunden bei Kündigung verrechnet werden?

Eine Verrechnung mit offenen Vergütungsansprüchen kommt nur unter bestimmten Voraussetzungen in Betracht. Nach der geltenden Arbeitszeitregelung muss eine Pflicht zum Ausgleich bestehen. Ob eine Verrechnung zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab.

Welche Regelung gilt für Minusstunden am Jahresende?

Eine allgemeine gesetzliche Regelung gibt es nicht. Entscheidend sind die Ursache des Minussaldos, der geltende Ausgleichszeitraum und die Vereinbarung zum Arbeitszeitkonto.

Wie hilft digitale Zeiterfassung dabei, Minusstunden nachzuvollziehen?

Mit einer digitalen Zeiterfassung lassen sich Arbeitszeiten und Abwesenheiten zentral erfassen und nach hinterlegten Regeln im Arbeitszeitkonto verbuchen. So bleiben Soll- und Istzeiten sowie aktuelle Salden übersichtlich. Verantwortliche können Abweichungen früh erkennen und anhand der Buchungen nachvollziehen, wie sich ein Minussaldo zusammensetzt.

Quellen:

Minusstunden, Ausgleich und Kündigung