Der Dienstplan steht, alle Schichten sind besetzt – und dann melden sich morgens gleich mehrere Mitarbeitende krank. Bis zum Schichtbeginn bleibt wenig Zeit: Verantwortliche müssen dringend passenden Ersatz finden und zugleich den gesamten Dienstplan im Blick behalten.
Vertretung sicher einplanen
Mit einer digitalen Personaleinsatzplanung lassen sich unbesetzte Schichten einfach und übersichtlich neu besetzen. So läuft der Tagesbetrieb reibungslos weiter.
| Herausforderung | Wie digitale Personaleinsatzplanung unterstützt |
| Wer kann die Schicht übernehmen? | Hinterlegte Verfügbarkeiten, Abwesenheiten, Qualifikationen und Präferenzen werden automatisiert berücksichtigt. Auf diese Weise ist erkennbar, welche Mitarbeitenden für eine Vertretung infrage kommen. |
| Welche Vorgaben sind zu beachten? | Gesetzliche, tarifliche und betriebliche Vorgaben zu Arbeits- und Ruhezeiten werden automatisch einbezogen. Konfigurierbare Warnungen machen mögliche Verstöße sichtbar. |
| Was bedeutet die Änderung für den übrigen Plan? | Wird ein bereits eingeplanter Mitarbeitender als Vertretung in eine andere Schicht verschoben, wird angezeigt, ob seine ursprüngliche Schicht noch ausreichend besetzt ist. |
Gut zu wissen: Die Personaleinsatzplanung berücksichtigt bei der Einplanung, welche verfügbaren Mitarbeitenden für den Einsatz qualifiziert sind. Eine digitale Personalakte erleichtert die Verwaltung der zugehörigen Nachweise: Ausbildungsabschlüsse, Weiterbildungen und Zertifikate sind zentral abgelegt und für berechtigte Personen schnell auffindbar. Das spart Suchaufwand und schafft Übersicht über die vorhandenen Qualifikationsnachweise.
Welche Vorteile bietet digitale Personaleinsatzplanung bei kurzfristigen Ausfällen?
Für Verantwortliche: Alle wichtigen Informationen stehen auf einen Blick zur Verfügung. Sie können auch unter Zeitdruck fundierte Entscheidungen zur Umbesetzung treffen.
Für Mitarbeitende: Die geänderten Einsatzzeiten sind im digitalen Dienstplan sichtbar. Mitarbeitende wissen auch bei spontanen Änderungen, wann und wo ihr Einsatz stattfindet.
Klare Abläufe helfen
Klare Abläufe erleichtern die Umplanung, wenn Mitarbeitende kurzfristig ausfallen. Auf drei Punkte kommt es dabei besonders an:
Prioritäten klären: Legen Sie vorab fest, welche Schichten bei Ausfällen unbedingt besetzt sein müssen und welche Aufgaben sich notfalls verschieben lassen. So können Verantwortliche schneller entscheiden, wo zuerst Ersatz nötig ist.
Meldewege definieren: Eine Krankmeldung sollte schnell bei den Personen ankommen, die den Dienstplan anpassen. Ein eindeutiger Meldeweg spart Zeit und ermöglicht es den zuständigen Verantwortlichen, frühzeitig mit der Suche nach Ersatz zu beginnen.
Vertretung für die Planung bestimmen: Auch die für den Dienstplan verantwortliche Person kann fehlen. Ist geregelt, wer dann die Umplanung übernimmt, bleibt das Team handlungsfähig.
Personaleinsatzplanung mit ringer und ATOSS Time Control
Ob kurzfristige Vertretung oder reguläre Schichtplanung: ringer realisiert Ihre Personaleinsatzplanung auf Basis von ATOSS Time Control. Gemeinsam mit Ihnen stimmen wir die Lösung auf Ihre Anforderungen ab und begleiten Sie von der Bedarfsermittlung bis zum laufenden Betrieb.
- Einplanung nach Personalbedarf und Qualifikationen
- Systemseitige Prüfung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Vorgaben
- Flexible Anpassung von Schichten auch bei kurzfristigen Ausfällen
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FAQs
Ja. Hinterlegte Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und Qualifikationen werden bei der Einplanung berücksichtigt. So lässt sich schnell eingrenzen, welche Mitarbeitenden für eine bestimmte Schicht infrage kommen.
Ja. Gesetzliche, tarifliche und betriebliche Vorgaben zu Arbeits- und Ruhezeiten fließen automatisch in die Planung ein. Mögliche Verstöße werden durch konfigurierbare Warnungen sichtbar gemacht.
Ja. Neben klassischen Zwei- und Dreischichtmodellen lassen sich auch wechselnde oder individuelle Schichtmodelle abbilden. Welche Regeln und Abläufe dafür hinterlegt werden, richtet sich nach den Anforderungen des Unternehmens.
Die Personaleinsatzplanung ist browserbasiert. Einsatz- und Schichtpläne können dadurch auch für Teams an verschiedenen Standorten digital bereitgestellt werden.
Am Anfang steht eine gemeinsame Analyse Ihrer Planungsanforderungen, etwa zu Qualifikationen, Arbeitsplätzen und Schichtmodellen. Darauf aufbauend richten wir die Lösung passend für Sie ein. Auch nach dem Start begleiten wir Sie bei Anpassungen und neuen Anforderungen.
