Wie ist die aktuelle Rechtslage?
Die wesentlichen Regelungen zur Krankmeldung und zum Nachweis einer Arbeitsunfähigkeit ergeben sich aus dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Für Unternehmen ist es wichtig, zwischen der Krankmeldung und der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit zu unterscheiden.
Krankmeldung: Unverzüglich ab dem ersten Krankheitstag
Beschäftigte müssen ihrem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitteilen. Diese Anzeigepflicht gilt bereits ab dem ersten Krankheitstag.
Ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit: Grundsätzlich ab dem vierten Krankheitstag
Nach der aktuellen gesetzlichen Regelung muss die Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich ärztlich festgestellt werden, wenn sie länger als drei Kalendertage dauert.
Ärztliche Feststellung ab dem ersten Krankheitstag: Schon heute möglich
Arbeitgeber können bereits heute verlangen, dass die Arbeitsunfähigkeit schon ab dem ersten Krankheitstag ärztlich festgestellt wird. Eine besondere Begründung ist dafür grundsätzlich nicht erforderlich.
Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen im Überblick
| Grundlage | Bedeutung für Unternehmen |
| § 5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG | Anzeigepflicht der Beschäftigten: Unverzüglich ab Tag 1 |
| § 5 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 1a EntgFG | Gesetzlicher Regelfall: Ärztliche Feststellung ab Tag 4 |
| § 5 Abs. 1 Satz 3 und Abs. 1a EntgFG | Unternehmen können eine frühere Feststellung verlangen – auch schon ab Tag 1 |
Welche Änderungen sind beim Umgang mit Krankmeldungen geplant?
Im Juli 2026 hat der Koalitionsausschuss im Beschlusspapier „Ein Programm für Aufschwung und Beschäftigung“ mehrere Änderungen beim Umgang mit Arbeitsunfähigkeit angekündigt.
Für Arbeitgeber ist besonders relevant: Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung soll künftig grundsätzlich bereits ab dem ersten Krankheitstag erforderlich sein.
Unter anderem soll auch die Möglichkeit entfallen, sich unter bestimmten Voraussetzungen telefonisch ärztlich krankschreiben zu lassen.
Aktuelle Regelungen und geplante Änderungen im Überblick
| Vorgang | Aktuelle Regelung | Geplante Änderung |
| Ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit | Grundsätzlich erforderlich, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert; Arbeitgeber können sie bereits früher verlangen | Soll grundsätzlich ab dem ersten Krankheitstag erforderlich sein |
| Telefonische Krankschreibung | Unter bestimmten Voraussetzungen möglich | Soll entfallen |
Noch handelt es sich um eine politische Ankündigung. Ein entsprechender Gesetzentwurf liegt bislang nicht vor. Wie die Regelungen im Einzelnen ausgestaltet werden und wann sie in Kraft treten, ist daher noch offen.
Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Verlangt ein Unternehmen eine ärztliche Feststellung erst bei einer Arbeitsunfähigkeit von mehr als drei Kalendertagen, müssen bei kürzeren Erkrankungen bislang keine Arbeitsunfähigkeitsnachweise bearbeitet werden.
Eine Pflicht ab dem ersten Krankheitstag würde das ändern: Künftig müssten auch bei ein-, zwei- oder dreitägigen Arbeitsunfähigkeiten die entsprechenden Nachweise verwaltet werden.
Bei gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten erfolgt der Nachweis grundsätzlich über das eAU-Verfahren.
Dabei könnten insbesondere folgende Aufgaben deutlich häufiger anfallen:
- eAU-Anfragen auslösen
- Bearbeitungsstände prüfen
- eAU-Daten den jeweiligen Beschäftigten und Fehlzeiten zuordnen
- Ausstehende oder abweichende Rückmeldungen bearbeiten
- Vorgänge nachvollziehbar dokumentieren
Werden diese Schritte manuell ausgeführt oder verteilen sie sich auf mehrere Systeme und Zuständigkeiten, steigt mit der Zahl der zu bearbeitenden eAU-Vorgänge auch der wiederkehrende Bearbeitungs- und Abstimmungsaufwand.
So können sich Arbeitgeber vorbereiten
Unternehmen können bereits heute prüfen, ob ihre Abläufe auch für eine höhere Zahl von Arbeitsunfähigkeitsnachweisen geeignet sind.
1. Mögliches zusätzliches Fallvolumen einschätzen
Wie viele Erkrankungen von bis zu drei Kalendertagen gab es im vergangenen Jahr? Diese Zahl bietet eine erste Orientierung, wie viele zusätzliche Verwaltungsvorgänge bei einer ärztlichen Feststellung ab dem ersten Krankheitstag entstehen könnten.
2. Zuständigkeiten und Abläufe prüfen
Klären Sie, wer Krankmeldungen entgegennimmt, Arbeitsunfähigkeitsnachweise bearbeitet und offene Vorgänge nachverfolgt.
3. Prozesse auf höhere Fallzahlen ausrichten
Prüfen Sie, ob die bestehenden Abläufe auch bei einer steigenden Anzahl zu bearbeitender Arbeitsunfähigkeitsnachweise zuverlässig funktionieren. Dabei sollte insbesondere betrachtet werden, an welchen Stellen zusätzliche manuelle Arbeit, Abstimmungsbedarf oder Engpässe entstehen könnten.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen: eAU-Vorgänge automatisiert verarbeiten
Ein durchgängiger digitaler Prozess schafft klare Abläufe für Krankmeldungen, eAU-Anfragen und Rückmeldungen.
Die ringer eAU-Schnittstelle verbindet die ATOSS-Zeiterfassung mit der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware. Durch sie lassen sich:
- In ATOSS erfasste Fehlzeiten automatisiert an die Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware übermitteln
- Bearbeitungsstände übersichtlich nachvollziehen
- eAU-Rückmeldungen optional automatisiert in die Zeiterfassung übernehmen
So können manuelle Arbeitsschritte reduziert, offene Vorgänge leichter überblickt und Krankmeldungen sowie eAU-Daten effizienter verarbeitet werden.
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FAQs
Nein. Der gesetzliche Regelfall sieht eine ärztliche Feststellung grundsätzlich vor, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Arbeitgeber können jedoch bereits heute eine frühere Feststellung verlangen.
Ja. Arbeitgeber dürfen verlangen, dass die Arbeitsunfähigkeit bereits ab dem ersten Krankheitstag ärztlich festgestellt wird. Eine besondere Begründung ist dafür grundsätzlich nicht erforderlich.
Nein. Die Änderung wurde am 2. Juli 2026 politisch angekündigt. Ein entsprechender Gesetzentwurf liegt bislang noch nicht vor. Auch wann die neuen Vorgaben in Kraft treten sollen, steht noch nicht fest.
In der politischen Ankündigung ist allgemein von einer verpflichtenden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Krankheitstag die Rede. Bestimmte Beschäftigtengruppen werden nicht gesondert genannt. Ob der spätere Gesetzentwurf einzelne Ausnahmen oder Sonderregelungen vorsieht, ist derzeit noch offen.
Das eAU-Verfahren gilt grundsätzlich für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte. Bei privat Versicherten, bestimmten Auslandsfällen und gesetzlich geregelten Ausnahmen ist weiterhin ein anderer Nachweis erforderlich.
