So geht die Stammdatenpflege von Mitarbeitern beim Ausscheiden oder Freistellung in der Zeiterfassung
In der Personalabteilung gehört die tägliche Stammdatenpflege bei Einstellung, Kündigung oder Freistellung von Mitarbeitern zum Alltag dazu. Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen zu einem vereinbarten Tag oder wird mit sofortiger Wirkung zu einem vereinbarten Zeitpunkt freigestellt.
Was passiert nun mit der Pflege von Stammdaten oder mit bereits gebuchten Dienstplänen? Lässt sich das Ausscheiden des Mitarbeiters in der Stammdatenpflege der Zeiterfassung bereits vor dem Stichtag integrieren?
Ja, das geht! Mit Ringer Zeiterfassung können Sie zu jeder Zeit mit wenigen Klicks Stammdaten je nach Anlass individuell planen und pflegen.
Austrittsdatum eines Mitarbeiters zu einem bestimmten Termin im Zeiterfassungssystem pflegen
Beispiel Szenario in einem Logistik-Unternehmen:
Vertriebsmitarbeiterin Lena Bach hat sich zu einer Weiterbildung entschlossen, die sie in Vollzeit absolvieren möchte. Fristgerecht hat sie deshalb den Arbeitsvertrag in ihrem Unternehmen gekündigt und wird das Unternehmen zum 31.12. verlassen. Genau in dieser Zeit sind Sie als Personalsachbearbeiter im wohlverdienten Skiurlaub und auch Ihre ganzen Kollegen freuen sich über die Weihnachts- und Neujahrsruhe im Betrieb.
Wie planen Sie nun das Ausscheiden von Frau Bach in Ihrem Stammdatenblatt der Zeiterfassungssoftware ein?
Mit der Zeiterfassung von Ringer ist das Austrittsdatum auch bereits Wochen vor dem Stichtag mit wenigen Klicks eingepflegt. Im Mitarbeiter-Datensatz von Frau Bach setzen Sie die Mitarbeiterin unter Angabe des betreffenden Datums auf inaktiv. Zudem können Sie in den entsprechenden Feldern das Zeiterfassungsende und das Austrittsdatum im Mitarbeiter Stammdatenblatt terminieren.
Mit wenigen Klicks konnten nun die relevanten Daten zum Beschäftigungsende von Frau Bach in den Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegt werden. Eine spätere Pflege zum exakten Austrittstermin ist nicht mehr nötig.
Haben Sie Fragen zur vorzeitigen Terminierung beim Ausscheiden von Mitarbeitern? Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Ausscheiden eines Mitarbeiters mit sofortiger Wirkung oder zu einem Stichtag
Beispiel Szenario in einem Produktions-Unternehmen:
Peter Schmitt möchte das Unternehmen wechseln und bei einem Wettbewerber eine ähnliche Position übernehmen. Aus nachvollziehbaren Gründen möchte sein Vorgesetzter nun auf die weitere Zusammenarbeit mit ihm schnellstmöglich verzichten. Er stellt ihn frei und lässt der Personalabteilung die Information zukommen, Peter Schmitt in der Zeiterfassung umgehend auf „freigestellt“ zu setzen.
Wichtig: Vor der Bearbeitung ist zu klären, wie mit dem verbliebenen Urlausanspruch verfahren wird. In der Regel wird der Angestellte unter Anrechnung seines aktuellen Urlaubsanspruchs von der Arbeitsleistung freigestellt. Das heißt, dass zuerst der noch verbliebene Urlaubsanspruch verrechnet wird und die bezahlte Freistellung danach greift. Verschiedene Auswertungen zu Arbeitszeiten, Urlaub oder besondere Einträge können mit wenigen Klicks in Ringer Zeiterfassung ermittelt werden und unterstützen bei der Bearbeitung.
Wie können nun die Stammdaten unter Berücksichtigung des anstehenden verbleibenden Resturlaubs des Mitarbeiters hinterlegt werden?
Ganz einfach: In dem Stammdatenblatt Ihres Mitarbeiters können Sie den jeweiligen Mitarbeiter auswählen und in der Jahresplan-Übersicht bequem Abwesenheiten als Urlaub und Freistellungs-Zeiten markieren.
Für zusätzliche Informationen zu den jeweiligen Abwesenheiten steht Ihnen im Bearbeitungsmodus eines jeden Zeitraums ein Bemerkungsfeld zur Verfügung.
Profi-Tipps von Ringer Zeiterfassung: Dienstplanung, Schichtpläne und Tagespläne sollten stets vor der Kommunikation mit dem Mitarbeiter in Bezug auf Resturlaub, letzter Arbeitstag oder geplanter Dienstreisen geprüft werden. Mit Ringer Zeiterfassung können Sie auch diese Anforderungen mit wenigen Klicks sichten und umdisponieren. Unser Team von Ringer hilft Ihnen in diesem Bereich stets weiter.
Einfache Änderung von weiteren Stammdaten bei Mitarbeiter
Selbstverständlich können auch Änderungen von Adressen, Arbeitszeitmodellen sowie alle berechnungsrelevanten Daten von Mitarbeitern kurzfristig und auf einen bestimmten Stichtag gepflegt werden. Diese Einträge werden ebenfalls in den Mitarbeiterstammdaten gepflegt.
Sie benötigen mehr Informationen zur Stammdatenpflege oder vermissen Einstellungsmöglichkeiten in Ihrer Zeiterfassung? Dann freuen wir uns auf Ihren Kontakt.