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Wird die Zeiterfassung zur Pflicht?

Was bedeutet das EuGH-Urteil jetzt für mich als Arbeitgeber?

Wir sagen erstmal: Keine Panik, tief durchatmen und sich in Ruhe informieren. Seit Mai 2019 hat sich in Sachen "Pflicht zur Zeiterfassung" viel getan. Während die Corona-Pandemie viele Firmen dazu zwang, ihren Mitarbeitern zu vertrauen und die Möglichkeit zum Arbeiten im Home-Office bieten musste, haben auch viele Arbeitnehmer gelernt, trotz großer Herausforderungen im eigenen Zuhause die Erwartungen des Arbeitgebers hinsichtlich der Arbeitszeit zu erfüllen.

Aber bereits bei der Datensammlung rund um das Urteil nach Aktenzeichen C-55/18 tauchen die ersten Fragen auf. Und das bereits weit vor der Entscheidung für eine bestimmte Zeiterfassungs-Software-Lösung. Als innovatives Unternehmen und Experte für effiziente Zeiterfassung haben wir die wichtigsten Themen für Sie zusammengefasst.

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Zeiterfassung Pflicht aus Sicht des Arbeitsgebers

Muss der Arbeitgeber von jedem Mitarbeiter die Arbeitszeit erfassen und speichern? Nein, zunächst sieht der europäische Gerichtshof im Wesentlichen eine branchenabhängige Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit vor.
Allerdings müssen neben der korrekten Arbeitszeiterfassung in einem geeigneten Zeiterfassungssystem auch die Art der Daten und der Umgang mit diesen Daten beachtet werden.

Wichtig sind hierbei folgende Punkte:
-    Rechtssichere Dokumentation von Arbeitszeiten
-    Beginn, Dauer und Ende der täglichen Arbeitszeit
-    Berücksichtigung von Pausenzeiten
-    Erfassen der Daten innerhalb von 7 Tagen
-    Aufbewahrung von mind. 2 Jahren (In der Regel sind es oft 6 Jahre gemäß der Aufbewahrungspflicht in der Lohnbuchhaltung)

Eine kurzfristige Umsetzung dieser Maßnahmen sind aktuell nach der Entscheidung des EuGHs nicht begründet. Dennoch empfehlen wir von Ringer eine zeitnahe Umsetzung der Thematik zur Arbeitszeiterfassung.

Georg Ringer (Geschäftsführer von Ringer Zeiterfassung) sagt dazu: „Jedes Unternehmen und jede Branche hat unterschiedliche Anforderungen an ihre Mitarbeiter. Während Personal im Hotel oder Gesundheitsbereich sehr flexibel einsetzbar sein muss, sind Angestellte im Dienstleistungssektor gut geplant und strukturiert eingesetzt. Die Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem müssen höchst flexibel und anpassungsfähig sein. Eine elektronische Fehlzeitenverwaltung ist ebenso Voraussetzung wie schnelles Erfassen von Arbeitszeit, Überstunden oder Urlaub. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in jeder Branche unumgänglich.“

Ringer weiß aus vielen Jahre Berufserfahrung und unzähligen Projekten, dass für eine detaillierte Personaleinsatzplanung die Effizienz an das Zeiterfassungssystem ganz oben steht. Das gesamte Ringer-Beratungsteam wurde daher auf Themen wie Zeiterfassungspflicht nach EuGH, Home-Office und Kurzarbeit intensiv vorbereitet. Sogar die Anforderungen an die Zeiterfassungssystem- und Software zur sicheren Arbeitszeiterfassung wurden auf ein höheres Niveau gehoben.

Zeiterfassungspflicht im Unternehmen
Zeiterfassungspflicht im Unternehmen

Wir empfehlen bereits ab der ersten Planung in ein professionelles Zeiterfassungssystem Ringer miteinzubeziehen. Zur Erleichterung haben wir Ihnen eine Checkliste zur Vorbereitung in die Pflicht zur Zeiterfassung zusammengestellt. Diese Zeiterfassungs Checkliste können Sie hier herunterladen.

Zur weiteren Vertiefung und Erklärung haben wir zusätzlich Share On Air Meetings speziell für Sie vorbereitet.

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Wie muss ein Zeiterfassungssystem demnach ausgestaltet sein?

Die internationale Anwaltssozietät Bird and Bird führt dazu aus:
Eine konkrete Ausgestaltung der Zeiterfassungssysteme gibt das europäische Recht nicht vor. Erforderlich ist es, ein Arbeitszeiterfassungssystem zu etablieren, welches die Gesamtzahl der geleisteten Stunden, die zeitliche Lage sowie die Anzahl der Überstunden erfasst. Gleichzeitig muss das gewählte System objektiv, verlässlich und vor allem sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer zugänglich sein. Innerhalb dieser Vorgaben oblag die konkrete Ausgestaltung den Mitgliedstaaten, wobei auch die Besonderheiten des jeweiligen Tätigkeitsbereichs sowie die Eigenarten bestimmter Unternehmen, namentlich insbesondere ihre Größe, berücksichtigt werden können. Wodurch sich die Objektivität und Verlässlichkeit der Aufzeichnung auszeichnet, ist bislang nicht ersichtlich. Eine Aufzeichnung der Arbeitszeit allein durch den jeweiligen Arbeitnehmer dürfte diesen Anforderungen allerdings nicht gerecht werden. Bei der Berücksichtigung der Besonderheiten von Unternehmen wäre es beispielsweise denkbar, die Aufzeichnungspflicht oder jedenfalls die Anforderungen an diese, von der Größe des Unternehmens abhängig zu machen. Denkbar wäre, dass hier eine ähnliche Grenze wie im Kündigungsschutzgesetz herangezogen werden könnte, wonach sogenannten Kleinbetriebe mit nicht mehr als zehn Arbeitnehmern von den Dokumentationspflichten befreit werden oder nur sehr geringe Anforderungen an die Dokumentation gestellt werden. Der Generalanwalt selbst weist in seinen Schlussanträgen auf die bestehenden technologischen Möglichkeiten (wie Computerprogramme und elektronische Zutrittsausweise) hin und betont, dass Zeiterfassungssysteme abhängig von den Besonderheiten und Erfordernissen der einzelnen Unternehmen durchaus unterschiedlich ausgestaltet sein können.
Die vermeintliche „Rückkehr der Stechuhr“ ist damit eher fernliegend. Es bleibt vielmehr zu hoffen, dass der deutsche Gesetzgeber den ihm insoweit verliehenen Gestaltungsspielraum nutzt und es den Unternehmen damit ermöglicht, auch durch einfachere technische Applikationen – wie beispielsweise eine Zeiterfassung mittels App – den Aufzeichnungspflichten gerecht zu werden.

Ringer Zeiterfassung bietet Unterstützung von Anfang an. Wir legen im ersten Kennenlern-Termin, welche Personen zum Projektteam gehören, inwieweit der Betriebsrat involviert ist und wer der Zeitbeauftragte werden soll. Lassen Sie uns gemeinsam über Ihre Anforderungen sprechen und alle offenen Fragen klären.

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