Ihre Lösungen für ganzheitliche Personalprozesse

Digitale Personalakte - Ersetzten Sie Ihre Papierakten!

Stellen Sie sämtliche Akten und Unterlagen Ihren Mitarbeitern, abteilungs- und standortübergreifend digital zur Verfügung. Ganz klar unter der Einhaltung sämtlicher Datenschutzvorschriften inkl. Verschlüsselung sowie Zugriffsberechtigungen.

Die Highlights:

  • Alle Daten immer im Blick
  • Vollständiger Ersatz der Papierakten
  • In die Workflows integriert
  • Rollenbasiertes flexibles Berechtigungskonzept
  • Einfache Suchmöglichkeit via Volltextsuche
  • Erkennung per Barcode
  • Aufgeräumt und perfekt organisiert

Ganz wichtig für die digitale Personalakte, ist ein sicherer Zugriffsschutz und eine hundertprozentige Historie. Die User greifen anhand einem detaillierten rollen- und regelbasierten Zugriffsschutzsystem immer auf aktuelle Dokumente zu. Schreib- und Leserechte lassen sich anforderungsgerecht und selektiv einrichten. Machen Sie mit der digitalen Personalakte Schluss mit der Doppelerfassung. Alle relevanten Akten unterliegen Wiedervorlagen und sind somit im Personalmanger integriert.

Digitale Personalakte
Mögliches Ablaufszenario einer workflowbasierten digitalen Personalakte

In der digitalen Personalakte profitieren Sie zudem von einer mitarbeiterübergreifenden Dokumentenrecherche. So finden Sie schnell und einfach Ihre Daten. Anhand eines Dokumentenviewers lassen sich PDF-Dateien in Buchform komfortabel anschauen. Schriftstücke wie E-Mails und Briefe, welche in der Personalmanagement Software erstellt sind, werden in der digitalen Personalakte am richtigen Platz gespeichert. Barcodes leisten bei Dokumentenimports eine große Hilfe. Bereits bei der Einführung der digitalen Personalakte sind Barcodes und logische Dateinamen äußerst wertvoll.

Digitale Personalakte

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

  • Die digitale Personalakte ersetzt komplett die Papierakte.

  • Revisionssicheres System mit hohem Datensicherheitsstandard, z. B. auch durch verschlüsselte Datenübertragung und Datenhandling. Durch die Versionierung der Dokumente sowie Zugriffs- und Änderungsprotokollierung wird eine vollständige Änderungshistorie erstellt und eine Wiederherstellung ermöglicht.

  • Einheitliche Aktenführung an allen Standorten des Unternehmens. Sie erhalten eine hohe Qualität durch das flexible Genehmigungsverfahren (Mehr-Augen-Prinzip).

  • Die digitale Personalakte von Persis kann in Ihr bestehendes HR-Portal integriert werden. Dadurch ist eine direkte Einsichtnahme der
    Mitarbeiter und Vorgesetzten vom Arbeitsplatz aus möglich.

  • Standortübergreifend schafft das rollenbasierte Berechtigungskonzept mit bedarfsgerechten flexiblen Freigabeprozessen und individuellen Beschränkungen transparente Zugriffskontrolle, selbstverständlich auch im internationalen Umfeld durch Mehrsprachigkeit.

     

  • Aktenbearbeitung im Rahmen von Workflows, inkl. Notiz- und Wiedervorlagefunktion sowie Datumsvermerken an den Dokumenten. Es werden auch "Nur-Erfassungs-Arbeitsplätze", sogenannte Poststellen, unterstützt.

  • Mitarbeiterstammdaten, Gehaltsdaten und Entwicklungsdaten werden direkt in das System integriert. Es ist keine Doppelterfassung oder -datenpflege erforderlich.

  • Sie realisieren deutliche Einsparungen bei Personalkosten und Lagerkosten in den Archiven. Die digitale Personalakte kann bei Bedarf auch in bestehende Archivlösungen (DMS-Systeme) integriert und auf Knopfdruck ausgedruckt werden.

  • Barcodeerzeugung und -erkennung beschleunigen Prozessschritte.

  • Leichte Suchmöglichkeiten dank individueller Verschlagwortung, Volltextsuche und OCR-Texterkennung.

  • Blätter- und Schnellansicht-Funktion gewährleisten zusätzlich ein leichtes Handling.