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Dienstplanung für Hotellerie und Gastronomie

Der Dienstplan erweist sich in vielen Fällen als eine große Herausforderung für diejenigen Mitarbeiter, die die Personaldisposition verantworten. Maximale Arbeitszeiten und die verfügbare Anzahl der Mitarbeiter müssen gleichermaßen berücksichtigt werden wie geplante und ungeplante Abwesenheiten des Personals. Zahlreiche Kriterien beeinflussen die bedarfsorientierte Personalplanung in der Hotellerie. Denn die wirtschaftlich ideale Personaleinsatzplanung zeichnet sich durch die Erhaltung der gewohnten Servicequalität und damit die maximale Zufriedenheit der Gäste einerseits bei gleichzeitig effizientem Personaleinsatz unter Berücksichtigung der individuellen Fähigkeiten und Wünsche der Mitarbeiter andererseits aus.

Eine auf die Hotellerie abgestimmte Zeiterfassung gewährleistet den stets aktuellen Überblick über die bereits geleisteten und noch verfügbaren Stunden der einzelnen Mitarbeiter. Durch die rechtzeitige Erfassung der geplanten Abwesenheiten im System erhält der Planungsverantwortliche wichtige Zusatzinformationen zur Verfügbarkeit der Mitarbeiter für den Planungszeitraum.

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Dienstplanung Hotellerie
Ansicht einer bedarfsorientierte Planung am Arbeitsplatz Küche - Kennzahlen für Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Bankett lassen sich dort einfach einblenden.

Die professionelle Dienstplanung für Hotels berücksichtigt und nutzt alle Kompetenzen seiner Mitarbeiter und bindet diese optimal in den Dienstplan ein. Eine gut ausgebildete Servicekraft hilft bei Engpässen durch zahlreiche An- und Abreisen an der Rezeption, während das Empfangspersonal die Mitarbeiter aus Service und Küche während des Frühstücksdienstes unterstützt. Je vielfältiger sich Mitarbeiter im Hotel einsetzen lassen (Zwischendienste), umso einfacher fangen die für die Erstellung der Dienstpläne Verantwortlichen unerwartete Engpässe ab. Elektronische Zeiterfassungssysteme gewährleisten durch ihre aussagekräftigen Daten Flexibilität und kurze Reaktionszeiten. Das Ergebnis ist der optimierte Einsatz der verfügbaren Personalressourcen.

Nicht nur die Kompetenzen der Mitarbeiter sollte ein Hotel optimal nutzen. Dies gilt auch für die verfügbare Arbeitszeit der Mitarbeiter, die in der Hotellerie häufig knapp ist. Für eine möglichst hohe Planungssicherheit ist ein Dienstplan mit mehreren Planversionen und bedarfsorientierter Sichtweise sowie dessen eingetragenen Ersatz-Mitarbeiter für jede Schicht eine praktikable Lösung. Dadurch erhält das Hotel eine personalmäßige Absicherung, die beispielsweise an An- und Abreisetagen sowie für das Housekeeping unverzichtbar ist und den Service um einiges verbessern kann. Die Mitarbeiter werden bereits im Vorfeld über einen möglichen Einsatz informiert. Auch hier bilden die Daten aus der Zeiterfassung die Basis und Abgleich für die Planung. Sie liefern aktuelle Informationen zu den bisher geleisteten Arbeitsstunden des Abrechnungszeitraumes und die noch verfügbaren Ressourcen für die weitere Diensteinteilung.

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Autor: Georg Ringer / Zuletzt aktualisiert: 25.05.2018